Zarządzenia wójta (PDF): Zarzadzenie Nr 53/03 Procedura kontroli finansowej w jednostkach sektora fin. publicznych gminy Wapno
Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 53 I 03
Wójta Gminy Wapno z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie procedury kontroli
finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Wapno.
Na podstawie art. 35 a i art. 127 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych /Dz. U. z 2003 r. Nr 15 poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz.1611, Nr 189, poz.1851 /, art. 60 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym /Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 , zmiany; z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806)
Wójt Gminy Wapno zarządza, co następuje:
§ 1. Wprowadza się do stosowania Procedurę kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Wapno, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia
§2.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia
Procedura kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów
publicznych Gminy Wapno
Rozdział I
Cele, zadania i zakres kontroli
1. Kontrola finansowa jest instrumentem zarządzania w sferze gospodarki finansowej i ma na celu:
l) dostarczanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji gospodarczych,
2) zapobieganie negatywnym zjawiskom w gospodarce finansowej,
3) inicjowanie rozwiązań normatywnych i organizacyjnych w zakresie finansowej,
4) udzielanie instruktażu pracownikom służb finansowo-księgowych.
2. Zadaniem kontroli finansowej jest:
l) badanie zgodności prowadzenia gospodarki finansowej z obowiązującymi przepisami, i normami,
2) ujawnianie występujących nieprawidłowości,
3) ustalanie przyczyn powstawania nieprawidłowości oraz w miarę możliwości osób za nie odpowiedzialnych,
4) wskazanie sposobu usunięcia nieprawidłowości i zapobiegania im w przyszłości,
5) inicjowanie kierunków prawidłowego działania jednostek kontrolowanych i doskonalenie efektywności kontroli.
3. Na zasadach określonych niniejszą procedurą kontrolą objęte są jednostki sektora finansów publicznych Gminy Wapno, a w szczególności:
l) jednostki budżetowe i podległe im jednostki organizacyjne,
2) środki specjalne i fundusze celowe,
3)instytucje kultury.
4. Przedmiotem kontroli finansowej jest:
l) Przestrzeganie dyscypliny finansowej, a w szczególności:
a) realizacja wydatków budżetowych przewidzianych w planie jednostki
wykonującej budżet,
b) wykorzystywanie środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem,
c) ustalanie i odprowadzanie należności budżetowych,
d) wykorzystywanie dotacji z budżetu,
e) finansowanie inwestycji,
f) gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątku jednostki,
g) przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji,
h) zawieranie umów,
i) windykacja należności,
j) analiza zobowiązań oraz terminowość ich regulowania,
k) zasadność zawierania ugod pozasądowych.
2) Prawidłowość prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości, w tym:
a) organizacja obiegu dokumentów księgowych, zwłaszcza prawidłowość i
terminowość ich opracowania, zatwierdzania i realizacji,
b) kompletność i prawidłowość dowodów księgowych,
c) prawidłowość kwalifikowania i księgowania dowodów księgowych,
d) prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych,
e) zgodność z przepisami przeprowadzania inwentaryzacji, wyceny aktywów i pasywów, rachunku kosztów,
f) sporządzanie sprawozdawczości na podstawie danych z ewidencji finansowo-
księgowej,
g) zachowanie ciągłości bilansowej.
3) Kontroli wyrywkowej poddaje się:
a) co najmniej 5 % wartości wydatków danej jednostki za rok miniony, jeżeli zaś kontrola przeprowadzona jest w trakcie roku kalendarzowego, to poddaje się jej 5% wydatków poniesionych do dnia kontroli.
5. Kryteriami kontroli finansowej są legalność, gospodarność i celowość dokonywanych operacji gospodarczych oraz rzetelność dokumentacji i ewidencji.
Rozdział II
Planowanie kontroli
6.1) Podstawą opracowania planu kontroli – zwanego też harmonogramem kontroli – są:
a) wytyczne,
b) decyzje Wójta Gminy Wapno,
c) wnioski z uprzednio przeprowadzonych kontroli,
d) realizacja kontroli wewnętrznej dokonanej przez kierowników jednostek organizacyjnych,
e) inne rozporządzenia właściwego resortu.
2) Zatwierdzenia rocznych harmonogramów kontroli dokonuje Wójt Gminy Wapno.
3) Plan kontroli powinien zawierać: nazwę kontrolowanej jednostki, termin oraz proponowany temat kontroli.
7. Poza planem kontroli możliwe jest przeprowadzenie kontroli doraźnych zleconych przez Wójta Gminy Wapno.
Rozdział III
Organizacja kontroli finansowej
8. Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych wykonana jest jako kontrola instytucjonalna sprawowana przez pracowników Urzędu Gminy Wapno.
9. W jednostkach sektora finansów publicznych Gminy Wapno przeprowadza się następujące rodzaje kontroli finansowej:
a) zagadnieniowe (problemowe) obejmujące jedno lub kilka wybranych zagadnień działalności finansowej,
b) sprawdzające – obejmujące realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych,
c) doraźne – w przypadku uzyskania informacji o niegospodarności i nieprawidłowościach.
10. Podstawę do przeprowadzenia kontroli finansowej stanowi pisemne upoważnienie wydane przez Wójta Gminy Wapno i –jako zarządzającego kontrolę- w formie upoważnienia.
11. Upoważnienie do przeprowadzania kontroli finansowej powinno zawierać:
1) podstawę prawną dokonania kontroli,
2) skład osobowy zespołu kontrolnego ze wskazaniem jego przewodniczącego,
3) nazwę i adres kontrolowanej jednostki,
4) temat kontroli,
5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.
12. Skład zespołu kontrolnego ustalany jest przez Wójta Gminy Wapno.
12. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie Gminy Wapno.
Rozdział IV
Przygotowanie kontroli
14. Rozpoczęcie kontroli powinno być poprzedzone odpowiednim jej przygotowaniem, polegającym na zapoznaniu się przez kontrolującego z:
a) problematyką finansowo – gospodarczą jednostki przewidzianej do kontroli w celu określenia najbardziej istotnych zadań kontrolnych,
b) przepisami ogólnymi i wewnętrznymi związanymi z przedmiotem kontroli,
c) materiałami z poprzedniej kontroli (protokoły, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania jednostki z ich wykonania).
15.1) Kontrolujący przygotowuje harmonogram kontroli w jednostce sektora finansów publicznych oraz organizację i metodykę pracy.
2) Harmonogram kontroli powinien zawierać:
a) zestawienie tematów kontroli z uwzględnieniem jej zakresu i metod,
b) okresy badanych zaszłości finansowo-gospodarczych,
c) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz nazwiska kontrolujących,
d) przepisy normujące przedmiot kontroli.
3) Harmonogram kontroli sprawdza Skarbnik Gminy, a zatwierdza go Wójt Gminy Wapno.
16. 1) Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o
terminie kontroli ustnie lub pisemnie.
2) W przypadkach uzasadnionych interesem gospodarczym Gminy
kontrolujący nie uprzedza kontrolowanego o terminie kontroli.
Rozdział V.
Prawa i obowiązki kontrolującego
17. W czasie wykonywania czynności kontrolnych kontrolujący bądź zespół
osób kontrolujących ma prawo:
2) wglądu do dokumentów, akt i urządzeń ewidencji jednostki,
3) ustalenia stanów faktycznych,
4) sporządzania kopii i odpisów dokumentów lub sprawozdań przewidzianych
w przepisach o ochronie tajemnicy służbowej,
5) żądania wyjaśnień ustnych i pisemnych,
6) zabezpieczenia dokumentów, dowodów księgowych i składników
majątkowych mających znaczenie dowodowe dla wyników kontroli.
18. Obowiązkiem kontrolującego jest:
2) obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
3) ustalenie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości
oraz w miarę możliwości osób za nie odpowiedzialnych,
4) uzyskanie wyjaśnień dotyczących zagadnień objętych kontrolą,
5) wykonywanie czynności kontrolnych w taki sposób, aby w jak najmniejszym
stopniu zakłócić pracę w kontrolowanej jednostce.
19.Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującemu warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to w szczególności niezwłocznego przedstawienia kontrolującemu dokumentów i materiałów oraz terminowego udzielenia wyjaśnień przez pracowników.
Rozdział VI
Realizacja czynności kontrolnych
20. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący przedstawia kierownikowi jednostki dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli, dokonuje wpisu w książce kontroli badanej jednostki oraz zwraca się o dostarczenia niezbędnych dokumentów i informacji przez podległe komórki organizacyjne.
21. Ustalenia pokontrolne formułuje się na podstawie dowodów, do których zalicza się w szczególności: dokumenty i dowody rzeczowe, dane z ewidencji i sprawozdawczości, dane z oględzin oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.
22.1) Badane dokumenty kontrolujący sprawdza pod wzglądem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
2) Kontrola merytoryczna to badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.
3) Kontrola formalna to badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli dokumentów, jak i opracowania sprawozdawczości.
4) Kontrola rachunkowa to badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.
23. Sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym polega na ustaleniu, czy operacja:
a) była zgodna z przepisami pod względem cen, norm i warunków umowy oraz czy była gospodarczo uzasadniona,
b) została rzetelnie odzwierciedlona w dokumencie wystawionym przez właściwą jednostkę oraz prawidłowo ujęta w ewidencji.
24. Sprawdzenie pod względem formalno – rachunkowym polega na ustaleniu, czy kontrolowany dokument:
a) jest kompletny, tzn. czy do dokumentu zasadniczego są załączone
niezbędne dowody uzupełniające,
c) zawiera prawidłowo obliczone poszczególne pozycje i sumę ogólną na podstawie podanych w nim cen i stawek jednostkowych,
d) jest podpisany lub zatwierdzony przez osobę uprawnioną (dotyczy zwłaszcza dowodów księgowych i stanowiących podstawę do wypłaty środków pieniężnych lub wydania środków rzeczowych),
e) zawiera adnotację właściwych osób o sprawdzeniu go pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
25.1) W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że dokument jest sfałszowany lub nierzetelny kontrolujący winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i ustalić stan faktyczny, a kwestionowany dokument dołączyć do akt kontroli. Na tę okoliczność należy sporządzić protokół pobrania dowodu w obecności odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek.
2) W przypadku powołania rzeczoznawcy, jego ekspertyza podlega dołączeniu do protokołu kontroli. Rzeczoznawca działa na podstawie i w zakresie pisemnego upoważnienia zarządzającego kontrolę.
Rozdział VII
Protokół kontroli
26.1) Protokół kontroli stanowi podstawę wszelkich czynności pokontrolnych oraz służy jako dowód w ewentualnym postępowaniu dyscyplinarnym i sądowym. W związku z tym:
a) ustalenia w nim zawarte muszą być poparte dokumentami potwierdzającymi ujawnione nieprawidłowości wraz z powołaniem się na obowiązujące przepisy, które zostały naruszone,
b) protokół nie może zawierać subiektywnych ocen kontrolującego oraz opisu spraw wymagających wyjaśnienia, których zbadanie jest niemożliwe w jednostce kontrolowanej,
c) sformułowania protokołu, a zwłaszcza ujawnione uchybienia i nieprawidłowości winny być ujęte w sposób zwięzły, konkretny i jednoznaczny.
2) Protokół winien jednoznacznie skreślać sposób badania dokumentów dotyczących skreślonego zagadnienia, (badanie całkowite czy wyrywkowe, a jeśli wyrywkowe, to do jakiej próby losowej zostało ograniczone badanie).
3) Treść poszczególnych części protokołu należy uzgodnić z osobami odpowiedzialnymi za określone odcinki pracy. Jeżeli osoba odpowiedzialna nie zgadza się z poszczególnymi faktami przedstawionymi w protokole, kontrolujący zobowiązany jest zbadać zasadność tych zastrzeżeń oraz – w wypadku potwierdzenia – wnieść odpowiednie poprawki do treści opracowanego protokołu.
4) Protokół z przeprowadzonej kontroli sporządza się w 3 egzemplarzach. Jeden otrzymuje kontrolowany, drugi – Wójt Gminy Wapno a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.
5) Protokół podpisuje kierownik i główny księgowy jednostki kontrolowanej oraz Wójt Gminy Wapno i kontrolujący.
6) Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.
7) Po zakończeniu kontroli kontrolujący dokonuje wpisu w książce kontroli badanej jednostki.
27.1) Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona, podpisuje kontrolujący czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania oraz dołączając złożone przez kontrolowanego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
2) Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do postępowania pokontrolnego.
3) W przypadku podpisania protokołu z zastrzeżeniami kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona składa organowi zarządzającemu kontrolę na piśmie szczególnie ich wyjaśnienie w terminie 7 dni od podpisania protokołu.
28. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub naruszenia dyscypliny budżetowej, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia na piśmie zarządzającego kontrolę, który podejmuje decyzję dotyczącą ewentualnego zawiadamiania organu powołanego do ścigania przestępstw albo organu właściwego w sprawach naruszenia dyscypliny budżetowej.
29. Zarządzający kontrolę zwołuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. Narada pokontrolna jest protokołowana.
Rozdział VIII
Postępowanie pokontrolne
30.1) Na podstawie protokołu kontroli oraz wniosków narady pokontrolnej kontrolujący opracowuje wnioski pokontrolne.
2) Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać:
a) zwięzłą ocenę działalności finansowej kontrolowanej jednostki w świetle ustaleń kontroli,
b) zwięzłe i konkretne wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania ich powstawania w przyszłości,
c) wnioski usprawniające gospodarkę finansową kontrolowanej jednostki,
d) wnioski w sprawie pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych naruszenia obowiązujących przepisów, zwłaszcza mogących powodować ujemne skutki finansowe dla jednostki,
e) wnioski o wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę.
31.1) Pisemne wystąpienie pokontrolne sporządza się w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu.
2) Wystąpienie pokontrolne otrzymuje do wykonania kierownik jednostki kontrolowanej.
3) Wystąpienie pokontrolne podpisuje Wójt Gminy Wapno.
32. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego zawiadamia zarządzającego kontrolę o sposobie usunięcia nieprawidłowości oraz o podjęciu działań zmierzających do również o przyczynach nie wykonania wniosków pokontrolnych i podjęciu zapobieżenia wystąpieniu tych i innych nieprawidłowości w przyszłości, jak czynności zmierzających do pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych zaistniałemu stanowi rzeczy.
33.1) Zarządzający kontrolę obowiązany jest do zbadania realizacji zaleceń przez kontrolowaną jednostkę.
2) Sprawozdanie z wykonania zaleceń pokontrolnych zdaje Wójtowi Gminy Wapno osoba upoważniona do przeprowadzenia kontroli zasadniczej bądź inna wskazana przez zarządzającego kontrolę.
3) Z kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych sporządza się notatkę służbową dla zarządzającego kontrolę, który podejmuje stosowną decyzję.
Postanowienia końcowe
34.W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają przepisy wynikające z załącznika Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wapno.
|
